Comment optimiser la gestion des stocks en entrepôt ?

Nous sommes mardi matin et une commande doit être préparée. Au moment de récupérer l'un des produits dans l'entrepôt, impossible de le trouver. Pourtant, le logiciel de gestion indique qu'il est toujours en stock.

Ce type de situation arrive plus souvent qu'on ne le pense lorsque les entrées et sorties de marchandises s'enchaînent. Une référence rangée au mauvais endroit ou un mouvement mal enregistré suffit à créer un décalage entre le stock affiché et celui réellement disponible.

Chez Ecospirale, ce sont des problématiques que nous croisons au quotidien auprès des professionnels, et la première réponse n'est pas une question d'étiquettes, mais d'organisation. Alors, comment gagner en fiabilité et éviter de découvrir un produit manquant au moment où l'on en a justement besoin ?

Segmenter ses références : toutes ne nécessitent pas le même suivi

Reprenons notre commande du mardi matin. Si la référence introuvable fait partie des produits qui quittent l'entrepôt tous les jours, le problème risque de se reproduire rapidement. À l'inverse, contrôler chaque semaine une référence qui ne sort que quelques fois dans l'année mobilise du temps pour peu de bénéfices. C'est tout l'intérêt de la segmentation : ne plus gérer plusieurs centaines de références comme si elles avaient toutes la même importance.

Commencer par regarder ce qui se passe réellement dans le stock

Les historiques de mouvements constituent un bon point de départ : quels produits sortent le plus ?
Lesquels restent longtemps en rayon ? Lesquels approchent régulièrement de la rupture ?

La méthode ABC permet de hiérarchiser les références et d'identifier celles qui pèsent le plus dans l'activité. Les références A concentrent l'essentiel des sorties ou de la valeur (souvent 20 % des références pour 70-80 % des mouvements), les B pèsent modérément, les C sortent peu et supportent un suivi plus espacé. Mais la fréquence des sorties ne dit pas tout. Un produit rarement utilisé mais livré sous six semaines peut demander davantage d'attention qu'un consommable utilisé chaque jour et disponible sous 48 heures.

Valeur du produit, délai fournisseur ou difficulté de réapprovisionnement permettent donc d'affiner cette première lecture. L'objectif n'est pas d'appliquer une classification à la lettre, mais de construire des catégories qui correspondent à la réalité de l'entreprise.

Une classification utile doit aussi parler aux équipes

Une fois les catégories définies, elles doivent rester simples à utiliser dans l'entrepôt. La personne qui réceptionne, range ou prélève une marchandise doit pouvoir reconnaître une référence et retrouver son emplacement sans hésitation.

C'est ici que l'identification physique complète le travail réalisé dans le logiciel. Référence interne, emplacement, code-barres ou numéro de lot peuvent être reportés sur les étiquettes en fonction des informations dont les équipes ont réellement besoin.

Ecospirale accompagne ces usages avec différents supports d'identification adaptés aux environnements professionnels. Nous reviendrons plus loin sur le choix entre étiquette thermique, vélin, rouleau ou planche, car ce choix dépend directement de la façon dont l'étiquette sera imprimée et utilisée.

Définir le bon stock de sécurité : anticiper sans surstocker

« La dernière fois, nous avons failli tomber en rupture. Cette fois, on en commande davantage. » Le réflexe se comprend. Mais répété sur plusieurs références, il immobilise de la trésorerie dans des produits qui dorment sur les rayonnages, et grignote un espace de stockage qui manquera tôt ou tard ailleurs.

Une rupture a elle aussi un coût. En France, NielsenIQ estimait en 2022 que 4,4 % des produits de grande consommation étaient en rupture de stock, représentant environ 851 millions d'euros de ventes manquées. Un chiffre qui illustre bien l'enjeu de sécuriser les références importantes sans pour autant remplir inutilement les rayonnages.

Prévoir un stock de sécurité ne consiste pas à stocker plus, mais à garder une marge suffisante pour absorber un imprévu. Son niveau doit toutefois être adapté à chaque produit. Pour le déterminer, plusieurs éléments sont à regarder :

• le rythme des sorties : une référence prélevée plusieurs fois par jour demande une surveillance différente d'un produit qui sort occasionnellement ;
• le délai de réapprovisionnement : 48 heures ou trois semaines d'attente ne laissent évidemment pas la même marge de manœuvre ;
• la fiabilité du fournisseur : des délais qui varient régulièrement peuvent justifier davantage de précaution ;
• les variations d'activité : saisonnalité, opération commerciale ou période de forte demande peuvent modifier temporairement les besoins.

Il faut aussi distinguer stock de sécurité et seuil de réapprovisionnement. Le premier sert de réserve lorsqu'un imprévu survient. Le second indique quand une nouvelle commande doit être passée pour recevoir les produits avant d'avoir besoin de cette réserve.

Ces niveaux doivent suivre l'activité. Si une référence se vend davantage ou qu'un fournisseur passe de deux à cinq jours de livraison, les anciennes habitudes de commande ne sont plus forcément les bonnes.

Le stock affiché reste toutefois à confronter régulièrement à ce qui se trouve réellement dans les rayonnages. C'est justement le rôle des inventaires.

Faire des inventaires un véritable outil de contrôle

Le logiciel affiche 24 unités, le comptage en donne 21. L'inventaire permet bien sûr de corriger cet écart, mais surtout d'éviter qu'il ne soit découvert trop tard, au moment de préparer une commande ou de réapprovisionner.

Ne pas attendre l'inventaire annuel pour contrôler son stock

Plus une référence bouge, plus les occasions de créer un écart sont nombreuses. Les inventaires tournants permettent de contrôler une partie du stock à intervalles réguliers, sans avoir à recompter tout l'entrepôt.

La segmentation réalisée précédemment sert justement à définir ce rythme.  Une référence A, prélevée quotidiennement ou sensible pour l'activité, peut être comptée chaque mois ; une référence B tous les trimestres ; une référence C peut se contenter d'un contrôle annuel. L'idée n'est pas d'appliquer ce rythme à la lettre, mais d'y consacrer du temps là où le risque d'écart est le plus coûteux.

Un écart corrigé n'est pas forcément un problème réglé

Si la même référence présente régulièrement une différence entre stock théorique et stock réel, modifier la quantité dans le logiciel ne suffit pas. Il faut chercher où l'écart se crée :

• à la réception : le bon de livraison est-il vérifié quantité par quantité avant d'être saisi, ou la saisie se fait-elle de confiance ?
• lors du rangement : la référence part-elle vers l'emplacement prévu ou atterrit-elle  là où il y a de la place ?
• pendant le prélèvement : deux produits proches en apparence sont-ils facilement confondus faute d'identification suffisante ?
• au moment d'enregistrer la sortie : la sortie est-elle scannée sur le moment, ou reportée en fin de journée avec un risque d'oubli ?

Repérer laquelle de ces étapes concentre les écarts permet de corriger la cause plutôt que de recompter indéfiniment les mêmes références.

Une gestion fiable passe aussi par une identification fiable

Une organisation peut être parfaitement définie dans le logiciel, elle doit encore fonctionner une fois devant les rayonnages.  Lorsqu'un préparateur doit vérifier plusieurs cartons avant de trouver la bonne référence, ou qu'une étiquette n'est plus lisible après quelques semaines, la qualité de l'identification pèse directement sur la fiabilité du stock.

L’étiquette n'est donc pas un simple support collé sur un produit. Bien pensée, elle permet aux équipes d'accéder rapidement à l'information dont elles ont besoin au moment de réceptionner, ranger, prélever ou contrôler une marchandise.

Quelles informations faut-il vraiment retrouver sur une étiquette ?

Tout afficher n'est pas forcément utile. Une étiquette sur un emplacement de rayonnage n'aura pas le même rôle qu'une étiquette destinée au suivi d'un lot.

Selon les besoins, on pourra notamment retrouver la désignation et la référence du produit, son emplacement, un code-barres, un numéro de lot ou une date utile à sa traçabilité, notamment lorsqu'il faut gérer les produits par ordre d'arrivée (FIFO) ou selon leur date d'expiration (FEFO). FIFO signifie « First In, First Out » (ou PEPS en français : « premier entré, premier sorti ») et le FEFO (First Expired, First Out ou « premier périmé, premier sorti ») est une méthode de gestion des stocks.L'essentiel est que l'information puisse être comprise et exploitée rapidement par les personnes qui manipulent le stock.

Un bon réflexe consiste donc à partir de l'usage : quelle information l'équipe doit-elle retrouver ici et à quel moment ? Le format et le mode d'impression peuvent ensuite être choisis en conséquence.

Thermique, vélin, rouleau ou planche : le choix dépend du terrain

Chez Ecospirale, le choix d'une étiquette part d'abord de son usage. Une identification destinée à rester quelques jours ou quelques semaines ne demande pas nécessairement le même support qu'une référence appelée à rester plusieurs mois en stock. Le matériel d'impression disponible et les volumes à traiter entrent également en compte.

Le choix ne s'arrête donc pas aux dimensions. Type d'imprimante, durée d'utilisation, volume d'impression et informations à faire apparaître doivent être regardés ensemble.

Étiquettes thermiques ou vélin, planches, rouleaux, étiquettes de traçabilité, rubans transfert thermique : Ecospirale propose les consommables nécessaires pour adapter l'identification aux équipements et aux usages professionnels. Une expertise qui permet de choisir le support pour ce qu'il doit réellement faire dans l'entrepôt, et pas simplement parce qu'il entre dans l'imprimante.

Ce mardi matin-là, la référence finit par être retrouvée, mais après plusieurs minutes perdues à vérifier des cartons mal identifiés. Une segmentation qui distingue l'essentiel du secondaire, un stock de sécurité calibré, des inventaires tournants ciblés et des étiquettes adaptées à chaque usage : c'est cette combinaison, plus que n'importe quel outil pris isolément, qui évite que ce genre de situation ne se reproduise chaque semaine.

C'est sur ces besoins du quotidien qu'Ecospirale accompagne les professionnels avec ses étiquettes et consommables d'impression. Retrouvez en ligne les références thermiques, vélin, rubans transfert thermique, papier listing et bobines adaptées à vos équipements et à votre façon de travailler.